به گزارش خبرگزاری«حوزه» یکی از مهم‌ترین ارکان مدیریت در سازمان‌ها، نظارت و بازرسی است؛ به واسطه این رکن، مدیران یک سازمان از حرکت صحیح همه عوامل به سمت اهداف تعیین شده یا تحقق نیافتن آن، مطلع می‌شوند.
دین مبین اسلام نیز برای نظارت اهمیت ویژه‌ای قائل است و در قرآن و نهج‌البلاغه بارها به این امر اشاره شده است.
دفتر نظارت و بازرسی مرکز خدمات حوزه‌های علمیه وظیفه اجرای این رکن مهم را در این مرکز بر عهده دارد و میزان توفیق واحدهای مختلف در استمرار قوانین و مقررات ابلاغی و رعایت چارچوب‌های لازم را رصد و پایش می‌کند.
این پایش به منظور اجرای مناسب امور، تمهید ارتباط با طلاب و روحانیان و برنامه‌ریزی و تعامل روان، پویا و هم‌افزا با واحدها و همکاران، به‌ویژه در بخش‌های حراست و دفتر نظارت دبیرخانه هیئت‌مدیره است.
برای آشنایی با عملکرد واحد نظارت مرکز خدمات با حجت الاسلام و المسلمین حسین جعفریانی مدیرکل نظارت و بازرسی این مرکز به گفت‌وگو نشستیم  که  در ادامه می خوانید :

ـ تاریخچه کوتاهی از اداره کل نظارت و بازرسی مرکز خدمات حوزه‌های علمیه بفرمایید.
نظارت و بازرسی از بدو تأسیس با مرکز خدمات حوزه‌های علمیه همراه بوده، از سال 1382 نظارت و بازرسی با حراست به‌صورت مشترک در یک اداره کل قرار گرفتند؛ در این سال‌ها دو وظیفه نظارتی و حراستی را این اداره کل انجام می‌داد.
به پیشنهاد حجت‌الاسلام والمسلمین ربانی در سال گذشته توجهات به سمت جدا کردن این دو وظیفه و تشکیل یک اداره کل برای هر کدام جلب شد و پس از تأیید و تجویز هیئت‌مدیره، از خرداد امسال اداره کل حراست و بازرسی تبدیل به دو اداره کل حراست و اداره کل نظارت و بازرسی شد.

ـ این اداره کل چه وظایفی را بر عهده دارد؟
اداره کل نظارت و بازرسی بازوی مشاوره‌ای و فکری در بحث‌های نظارتی و بازرسی برای مدیران ارشد است و از بیرون گود فعالیت مدیرانی که درگیر مسائل اجرایی هستند را می‌نگرد و نقایص یا نقاط ضعف آنان را گوشزد می‌کند؛ در این تعریف مشخص است که وظیفه نظارت و بازرسی مچ‌گیری نیست؛ خیلی وقت‌ها نظارت باعث می‌شود که نقایص و مفاسد فعالیت‌ها شناسایی شده و قبل از بروز مشکل، از آن جلوگیری شود.
بازرسی مرکز خدمات نیز با هدف اجرای مقررات، آیین‌نامه‌ها یا دستورالعمل‌ها به نحو صحیح فعالیت می‌کند؛ در این قسمت عقیده نداریم که هر مغایرتی از خطاکار بودن یا قصد تخلف افراد نشئت می‌گیرد بلکه در بعضی موارد آیین‌نامه را درست متوجه نشده‌اند و برداشت افراد از آیین‌نامه غلط است؛ بنابراین بسیاری از مسائل با تذکرات کتبی یا حتی شفاهی برطرف می‌شود.
البته با وجود اینکه بسیاری از امور جزو وظایف ذاتی کار کارمندان است، اما فعالیت صحیح و بر طبق آیین‌نامه‌ها و مقررات آن‌ها ستودنی است؛ بنابراین در نظارت‌های خود با استحصال آن‌ها و ارائه بازخوردهایشان، گزارشی از این فعالیت‌ها ارائه می‌شود تا در موقع مقتضی برای تشویق اقدام شود.

ـ اداره‌های زیر مجموعه خود را معرفی کنید.
اداره «تحقیقات و رسیدگی به شکایات» با مدیریت حجت‌الاسلام مسعود گرجی واسطه‌ای برای پیگیری و حصول نتیجه مطالبات طلاب و فضلا است، مهم‌ترین برنامه‌های این اداره، رسیدگی به شکایات طلاب درباره مسائل و برنامه‌های جاری مرکز، تحقیق درباره تفاهم‌نامه‌ها و قراردادهای منعقد شده با ارگان‌های بیرون از مرکز و تحقیقات درباره کمیسیون‌ها و مانند آن‌ها است.
اداره «بررسی‌های سیستمی» با مدیریت حجت‌الاسلام توفیق نصاری انجام امور مربوط به نظارت و بررسی نحوه اجرای برنامه‌ها و آسیب‌شناسی آن با تکیه بر نرم‌افزارهای مرکز خدمات و تطبیق آن با مجموعه قوانین و مقررات را بر عهده دارد.
اداره «بازرسان دفتر نظارت و بازرسی» وظیفه شناسایی و رفع ضعف یا تخلف در وظایف قانونی سازمان و حسن اجرای امور به وسیله کارکنان را به عهده دارد، حجج اسلام جواد طلایی باغستانی و محسن داودآبادی فراهانی بازرسان این اداره هستند. بعضی از برنامه‌های بازرسی مرکز خدمات مانند سرکشی و بازدید از مراکز استانی و ارائه گزارش عملکرد آن‌ها به صورت سالانه تعریف شده است و بعضی به دستور مدیران ارشد مرکز به صورت فوق‌العاده صورت می‌گیرد. دسته سوم از فعالیت‌های بازرسان به‌صورت موردی و بر اساس گزارش‌های رسیده انجام می‌شود.

ـ آیا آیین‌نامه‌ها و مقررات مرکز به همکاران و جامعه هدف اطلاع‌رسانی می‌شود؟
مخاطبان به واسطه نیازهایشان به مرکز خدمات حوزه‌های علمیه مراجعه می‌کنند و کارمندان بر مبنای آیین‌نامه‌ها و دستور‌العمل‌ها به درخواست‌های آنان رسیدگی می‌کنند. در قسمت آشنایی همکاران با آیین‌نامه‌ها و دستورالعمل‌های مرکز کارهای خوبی انجام شده است.
متأسفانه در کشور درباره فرهنگ آشنایی با مقررات، آیین‌نامه‌ها و دستورالعمل‌ها، اداره یا سازمانی که به آن مراجعه ‌شود وجود ندارد و جامعه هدف ما نیز از تمام پیچ‌وخم‌های مرکز خدمات آشنایی کامل ندارند، به همین دلیل مراجعان مرکز خدمات هر موقع در قسمتی از کار خود گرفتار می‌شوند، به ما مراجعه می‌کنند.
آشنایی با جزئیات شیوه‌نامه‌های اجرایی مرکز خدمات را از حقوق مخاطبان خود می‌دانیم و پیگیر بارگذاری این شیوه‌نامه بر روی وب‌گاه این مرکز هستیم، همه اداره‌ها باید در محیط کار خود تابلویی از مواردی که هر طلبه به‌صورت معمول با آن مواجه می‌شود را برای اطلاع‌رسانی بهتر نصب کند.
برای مثال در صندوق قرض‌الحسنه چگونگی گرفتن وام در تابلویی نصب شده است و طلاب در بدو امر با حقوق خود در دریافت تسهیلات و چگونگی ارائه تقاضا و میزان مدارک و ضامن‌های مورد نیاز آشنا می‌شوند.

ـ رسیدگی به شکایات چگونه انجام می‌شود؟
علاوه بر قسمت اعلام شکایات که در درگاه اینترنتی مرکز خدمات در دسترس عموم است، در سامانه سخا نیز قسمتی برای وارد کردن مشکلات و شکایات طلاب تعبیه شده، برای ارتقای این قسمت به دنبال ایجاد امکان ارائه کد رهگیری به هر مطلب ارائه شده هستیم تا فرد بتواند نتیجه گزارش خود را پیگیر باشد.
البته همکاران ما شکایات را به صورت تلفنی هم پیگیری می‌کنند و در صورت نیاز از فرد ارائه دهنده این شکایت دعوت می‌کنند به صورت حضوری توضیحات بیشتری را ارائه کند؛ در این فرآیند تفاوتی بین فرد مراجعه کننده و کارمند مرکز نیست.
هرچند هم‌اکنون قسمت‌های مختلف مرکز انتقادها و شکایت‌ها را به صورت جداگانه دریافت می‌کنند، اما این‌ها در آینده‌ای نزدیک در سامانه نظارت و بازرسی متمرکز خواهد شد. این سامانه فعلاً با ابزار محدود کار خود را شروع کرده است و ویژگی آن قابلیت پیگیری شکایت از سوی فرد شاکی است.
البته بخش شکایاتی که در قسمت عمومی و قبل از ورود افراد به پنل وجود دارد، محاسن خود را دارد که به خاطر آن محاسن پایدار خواهد ماند؛ برای نمونه افرادی که شکایت خود را به صرف اطلاع‌رسانی مطرح می‌کنند و تمایلی ندارند که نام و اثری از آن‌ها باقی بماند می‌توانند از این قسمت استفاده کنند.

ـ تفاهم‌نامه‌هایی که در سراسر کشور با فروشگاه‌ها، مراکز درمانی یا اردوگاهی امضا می‌شود چگونه رصد می‌شود؟
قبل از امضای هر تفاهم‌نامه در هر نقطه از کشور، نسخه‌ای از آن به این اداره کل ارسال می‌شود؛ بنده از مدیران استانی تقاضا کردم که قبل از اینکه پیش‌نویس تفاهم‌نامه خود را برای ما ارسال کنند با معاونت مربوطه هماهنگی‌های لازم را انجام دهند؛ از معاونت‌های حقوقی، منابع انسانی و مالی مرکز هم درخواست کرده‌ایم که متن قراردادها را به‌صورت خام در اختیار مدیران استانی قرار دهند تا با شاکله قرارداد یا تفاهم‌نامه‌ها آشنا باشند و بر اساس آن تفاهم‌نامه‌ها را بنویسند، بعد از دریافت این پیش‌نویس‌ها همکاران ما در اداره کل نظارت و بازرسی مفاد این تفاهم‌نامه‌ها را بررسی می‌کنند.

ـ آیا پس از امضای این تفاهم‌نامه‌ها، بر حسن انجام آن‌ها نیز نظارت دارید؟
بله این کار انجام می‌شود. حتی اگر گلایه و شکایتی درباره هرکدام نباشد، به صورت موردی نظارت‌هایی انجام می‌شود، ولی با این حال نمی‌توانیم تمام تفاهم‌نامه‌های امضا شده در سراسر کشور را بررسی کنیم.
تاکنون بازرسی از 9 استان انجام شده است و بنا بر این است که در سال 97 بازرسی از یازده استان انجام شود؛ یکی از موضوعات بازرسی ما، مراکز طرف قرارداد مانند فروشگاه‌ها، درمانگاه‌ها یا اردوگاه‌ها هستند.‌ نتیجه این بازرسی‌ها را در گزارش‌های خود اعلام می‌کنیم و این گزارش‌ها به مدیران استانی و معاونت‌های مربوطه ارائه می‌شود.

ـ در این بازدید‌ها با طلبه‌ها هم صحبت می‌شوید؟
بله؛ یکی از بازرسی‌های ما مراجعه به مدارس علمیه آن استان است؛ در هر مدرسه علمیه ابتدا خلاصه‌ای از خدمات مرکز را اعلام می‌کنند، بعد از آن هر طلبه‌ای که شکایتی داشته باشد با ذکر نام و کد خود شکایت خود را مطرح می‌کند؛ همانجا با مدیر آن مدرسه هماهنگ می‌کنیم و در زمان برگشت، پیگیری‌های لازم انجام می‌شود.

ـ ابزار شما در برخورد با تخلفات گوناگون است اما برای تشویق چه ابزارهایی را به کار می‌برید؟
اگر تخلفی واقع و احراز شود، کمیته تخلفات با حضور پنج نفر تشکیل و تصمیم‌گیری می‌شود؛ در نهایت حجت‌الاسلام والمسلمین ربانی تصمیم‌گیری درباره چگونگی برخورد با مسئله را بر عهده دارد؛ البته باید تأکید کنم که در برخورد با موارد مختلف به شدت از ورود آسیبی که به آبرو و حیثیت افراد لطمه وارد کند پرهیز شده است.
اما در بحث تشویق‌ها اداره کل نظارت و بازرسی گزارش خود را از عملکرد مثبت کارمند یا واحد نمونه ارائه می‌کند؛ در عین حال تقاضای تشویق برای آن از معاونت منابع انسانی و رئیس مرکز انجام می‌شود؛ اما تعیین نوع تشویق با ما نیست.

ـ حرف آخر!
نظارت و بازرسی وظیفه اصلاح در سازمان را به عهده دارد؛ تا جایی که امکان دارد قصد داریم کار اصلاح را بسیار بسته انجام دهیم تا کسی از فعالیت ما مطلع نشود و آبرو و حیثیت افراد در خطر نیفتد؛ البته در نهایت مجبور هستیم تا گزارش فعالیت‌های خود را به حجت‌الاسلام والمسلمین ربانی رئیس مرکز خدمات ارائه دهیم.
درباره مواردی که ورود ما به مسائل موجب دلخوری افراد می‌شود، باید تأکید کنم که مصلحت سازمان این ورود را ایجاب می‌کند، این مصلحت نیز سلیقه‌ای نیست. برای مثال مؤلفه‌های مدونی برای شرایط فردی که قرار است رئیس یک اداره یا اداره کل شود وجود ندارد؛ اگر قواعدی هم وجود دارد بر حسب تجربه‌ها و یافته‌های شخصی است؛ البته تدوین این مؤلفه‌ها را آغاز کرده‌ایم تا در آینده این نگاه نارضایتی مبنی بر اتهام برخورد سلیقه‌ای با افراد و موضوعات مرتفع شود.

انتهای پیام/313/30