به گزارش خبرنگار خبرگزاری حوزه، حجتالاسلام والمسلمین عبدالعلی پناهی، معاون منابع انسانی و پشتیبانی حوزه علمیه قم، در نشست هماندیشی مدیران مدارس علمیه قم که در دارالشفا برگزار شد، با تشریح برخی اقدامات انجامشده برای تسهیل امور مالی و اداری مدارس، بر ضرورت ارسال بهموقع اسناد، ثبت منظم ساعت کاری کارکنان و ارتقای مهارت مدیران و نیروهای مدارس در استفاده از سامانه اتوماسیون اداری تأکید کرد.
وی با اشاره به بازنگری در آییننامه مالی و اصلاح فرآیند تسویه تنخواه اداره عمومی اظهار داشت: در گذشته برای انجام امور مربوط به تسویه تنخواه، مدارس موظف بودند اسناد را اسکن کرده و همراه با نامهای به مرکز ارسال کنند و علاوه بر آن، اصل اسناد نیز توسط رابط مالی مدرسه به مرکز تحویل داده میشد که بررسیها نشان میداد انجام این فرآیند حداقل دو ساعت از وقت عوامل مدارس را به خود اختصاص میداد.
معاون منابع انسانی و پشتیبانی حوزه علمیه قم افزود: در دوره جدید، با بررسی مجدد آییننامه مالی و اخذ مجوزهای لازم، شیوه جدید تسویه تنخواه اداره عمومی تدوین و ابلاغ شده است که این فرآیند از طریق اتوماسیون اداری انجام میشود.
وی ادامه داد: در شیوه جدید، نامه ابلاغی شامل دو پیوست است که یکی از آنها الگوی نامهای است که مدارس باید برای مرکز ارسال کنند و پیوست دیگر نیز فرمی است که موارد هزینه در آن درج میشود؛ بنابراین، فرآیند جدید بهصورت کامل از طریق اتوماسیون انجام شده و زمان مورد نیاز برای انجام آن به حدود ۱۵ دقیقه کاهش پیدا میکند.
حجتالاسلام والمسلمین پناهی این اقدام را در راستای تسهیل امور مدارس و کاهش رفتوآمدهای غیرضروری دانست و تصریح کرد: این تغییر با رعایت ضوابط و مقررات مالی ابلاغ شده و انتظار میرود مدیران مدارس ضمن آشنایی با فرآیند جدید، از این ظرفیت برای تسریع و تسهیل امور استفاده کنند.
ضرورت ارسال بهموقع ساعت کاری کارکنان مدارس
وی بر ضرورت ثبت و ارسال بهموقع ساعت کاری اساتید و کارکنان مدارس تأکید کرد و گفت: ساعت کاری اساتید، کادر، خادمان و نگهبانان مدارس باید بهموقع تکمیل و ارسال شود تا امکان محاسبه، درخواست تخصیص اعتبار، تنظیم سند و انجام فرآیند پرداخت فراهم شود و حقوق و مزایا در موعد مقرر پرداخت شود.
معاون منابع انسانی و پشتیبانی حوزه علمیه قم با اشاره به تغییر زمانبندی ارسال ساعت کاری مدارس اظهار داشت: پیش از این از مدارس درخواست میشد ساعت کاری را تا هجدهم هر ماه ارسال کنند، اما با توجه به ضرورت تسریع فرآیند پرداخت، مقرر شده است این اطلاعات از این پس تا شانزدهم هر ماه ارسال شود.
وی افزود: مدیران مدارس در صورت مشخص نبودن دقیق ساعات کاری دو یا سه روز پایانی ماه، میتوانند بر اساس برآورد موجود ساعت کاری را ثبت کنند و اگر پس از آن مشخص شد که میزان ساعت کاری کمتر یا بیشتر بوده است، اصلاح آن در ماه بعد انجام شود.
حجتالاسلام والمسلمین پناهی تأکید کرد: ساعت کاری اساتید و کارکنان باید از طریق اتوماسیون به حوزه ریاست ارسال شود و ارتباطی با معاونت منابع انسانی یا معاونت آموزش ندارد؛ بنابراین لازم است در سامانه اتوماسیون، «سرپرست حوزه ریاست» بهعنوان گیرنده انتخاب و اطلاعات برای این بخش ارسال شود تا فرآیند بررسی و پرداخت بدون تأخیر انجام گیرد.
وی یکی از مشکلات موجود را تأخیر برخی مدارس در ارسال ساعت کاری عنوان کرد و گفت: در برخی موارد، به دلیل ارسال نشدن ساعت کاری حتی یک نفر از اعضای کادر، فرآیند کار متوقف میشود و همکاران برای تکمیل پرونده پرداخت منتظر میمانند؛ بنابراین انتظار میرود مدیران مدارس این موضوع را بهصورت جدی پیگیری کرده و اطلاعات را در موعد مقرر ارسال کنند.
ضعف برخی مدارس در استفاده از اتوماسیون اداری
معاون منابع انسانی و پشتیبانی حوزه علمیه قم در ادامه با اشاره به ضرورت ارتقای سطح آشنایی مدیران و کارکنان مدارس با سامانه اتوماسیون اداری، گفت: در ارتباطاتی که با مدارس داریم، یکی از مشکلاتی که بهطور جدی مشاهده شده، آشنایی ناکافی برخی مدیران و کارکنان با اصول اولیه استفاده از اتوماسیون اداری است.
وی افزود: بخش قابل توجهی از مدارس در زمینه تنظیم نامههای اداری، رعایت شیوهنامه مکاتبات، استفاده از ادبیات متناسب با سطح مخاطب، انتخاب صحیح گیرنده و تعیین مسیر درست گردش نامه با مشکلاتی مواجه هستند.
حجتالاسلام والمسلمین پناهی تصریح کرد: هر موضوع و هر نامه، گیرنده مشخصی دارد و باید از ارسال نامه به بخشهای مختلف و گردش غیرضروری آن در سامانههای اتوماسیون جلوگیری شود؛ چراکه انتخاب اشتباه گیرنده موجب طولانی شدن فرآیند و اتلاف وقت مدیران و کارکنان خواهد شد.
وی با اشاره به برگزاری دورههای آموزشی اتوماسیون اداری در سال گذشته اظهار داشت: سال گذشته سه دوره آموزشی برای آشنایی نیروها با اتوماسیون برگزار شد و از مدیران و کارکنان مدارس نیز برای حضور در این دورهها دعوت شد.
معاون منابع انسانی و پشتیبانی حوزه علمیه قم ادامه داد: در صورت تمایل مدیران، آمادگی داریم یک دوره آموزشی اختصاصی برای مدیران مدارس برگزار کنیم تا بدون حضور سایر کارکنان، مدیران بهصورت مستقیم با فرآیندهای اتوماسیون، شیوه مکاتبات و نحوه پیگیری امور آشنا شوند.
وی همچنین از آمادگی این معاونت برای برگزاری دورههای آموزشی برای کارکنان مدارس خبر داد و گفت: در صورت نیاز و نبود تسلط کافی، فراخوان برگزاری دورههای آموزشی برای مدیران، کارکنان مدارس و حتی نیروهای مرکز ارسال خواهد شد تا با افزایش مهارت کاربران، از بروز مشکلات و توقف امور اداری جلوگیری شود.
تأکید بر رعایت تصمیم مدیران درباره حضور کارکنان در روزهای پنجشنبه
حجتالاسلام والمسلمین پناهی به موضوع دورکاری کارکنان در روزهای پنجشنبه اشاره کرد و گفت: درباره کارکنان واحدهای آموزشی که برای روز پنجشنبه دورکاری برای آنها تعریف شده است، نظر مدیر واحد آموزشی ملاک عمل خواهد بود.
وی افزود: این موضوع شامل کارکنان اداری، خادمان و نگهبانان نیز میشود و چنانچه مدیر مدرسه یا واحد آموزشی بر حضور یکی از نیروها در روز پنجشنبه تأکید داشته باشد، آن فرد موظف به حضور خواهد بود و عدم حضور بدون هماهنگی، غیبت محسوب میشود.
معاون منابع انسانی و پشتیبانی حوزه علمیه قم خاطرنشان کرد: این موضوع سال گذشته نیز بهصورت مکتوب به مدارس ابلاغ شده است و چنانچه مدیران در زمینه اجرای این مقررات با مشکلی مواجه باشند، میتوانند موضوع را به معاونت منابع انسانی و پشتیبانی اطلاع دهند تا پیگیری و توجیه لازم برای کارکنان انجام شود.
معاون منابع انسانی و پشتیبانی حوزه علمیه قم در پایان با تأکید بر همکاری مدیران مدارس در اجرای فرآیندهای جدید، اظهار داشت: هدف از اصلاح فرآیندهای مالی، اداری، اتوماسیون و پرداختها، کاهش بار اداری مدارس، جلوگیری از اتلاف وقت و فراهم کردن زمینه برای انجام سریعتر و منظمتر امور است و همکاری مدیران مدارس در این زمینه میتواند نقش مهمی در تسریع امور داشته باشد.
انتهای خبر/
نظر شما