تشریح فعالیت‌ها و ماموریت‌های معاونت اداری مالی حوزه‌های علمیه

آنچه در پی می‌آید حاصل این گفت‌وگوی صمیمی می‌باشد که تقدیم مخاطبان ارجمند می‌گردد.

* لطفاً مأموریت‌های کلی معاونت اداری مالی حوزه را بیان کنید.

وظایف کلی این معاونت برگرفته از مصوبات شورای عالی حوزه‌های علمیه است که در سال 88، پس از نشست‌های کارشناسانه در قالب 28بند به تصویب این شورا رسید و از سوی مدیر محترم حوزه به معاونت اداری مالی ابلاغ شد.

تمامی این 28 بند در پنج مأموریت اساسی خلاصه می‌شود، نخستین مأموریت، امور مالی مرکز بوده که وظایف و مأموریت‌های مهمی در این بخش بر عهده معاونت قرار گرفته است و مدیریت بر منابع و مصارف مالی مرکز،‌ امور مربوط به منابع انسانی از مرحله بکارگیری نیروها تا حمایت، پشتیبانی، ارتقاء بخشی، تسویه حساب و بازنشستگی را شامل می‌شود.

 اجرای امور عمرانی  مرکز مدیریت، یکی دیگر از مأموریت‌های محوله به معاونت است که در این راستا انجام کلیه امور فنی و عمرانی در حیطه وظایف معاونت مالی تعریف شده و اداره کلی به این نام تشکیل شده است.

انجام تمامی امور حقوقی مرکز مدیریت در بخش املاک، اراضی و موقوفات که مراحل ثبت اسناد، نگهداری و... را شامل می‌شود، مأموریت چهارم معاونت به شمار می‌رود.

آخرین مأموریتی که بر عهده این معاونت در سال جدید قرارگرفته است، برنامه‌ریزی‌های کلان و پیشنهاد سیاست‌های جدید و یا اصلاح سیاست‌های پیشین و یا به تعریف دیگر،‌ پیشنهاد برنامه‌های کلان بلند مدت، میان مدت و کوتاه مدت بخش اداری و مالی مرکز مدیریت حوزه‌های علمیه می‌باشد که بر این اساس‌ سیاست‌گذاری اجرایی،‌ برنامه‌ریزی، هماهنگ‌سازی و نظارت ‌و ارزیابی امور اداری، مالی و عمرانی مرکز و مدیریت‌های استانی، طراحی و استقرار نظام‌های جامع اداری،‌ مالی، منابع انسانی،‌ عمرانی، پشتیبانی و... جزو برنامه‌های این معاونت است.

* در دوره جدید ‌چه تغییرات اساسی در ساختار سازمانی این معاونت ایجاد شده است؟

با توجه به پیشنهاد مرکز مدیریت درباره ساختار معاونت که در شورای عالی حوزه‌های علمیه به تصویب رسیده است،‌ در ساختار جدید این معاونت متناسب با مأموریت‌های محوله، پنج اداره کل شامل ‌امور مالی، ‌منابع انسانی، توسعه وعمران،‌ حقوقی و پشتیبانی طراحی شده و علاوه بر آن یک دفتر برنامه‌ریزی وارزیابی نیز درساختارتشکیلاتی معاونت وجود دارد.

* برای بهینه‌سازی و‌ به روز رسانی ساختار اداری و مالی مرکز چه برنامه‌هایی دارید؟

یکی از دغدغه‌های مهم مدیریت حوزه در نیمه دوم 87 و سال 88 بروز رسانی وضعیت ادرای،‌ مالی، عمرانی و پشتیبانی این معاونت بود که در این بخش‌ها فعالیت‌هایی انجام شده است؛ به طوری که در بخش امور مالی، به روز نبودن سیستم ثبت اسناد مالی مرکز یکی از مشکلات پیش رو بود، هرچند پیشرفت‌هایی در این زمینه صورت گرفته بود، ولی متناسب با استاندارد‌های روز نبود؛ بنابراین برای حل این معضل با بکارگیری کارشناسان متخصص، برای به روز کردن سیستم مالی مرکز، کار خود را آغاز نمودیم.

* چگونه کار بهینه سازی سیستم مالی را آغاز کردید؟

با شروع فعالیت این کارشناسان، معایب شناسایی و نسبت به رفع آنها اقدام گردید. یکی از مشکلاتی که در این مسیر وجود داشت، وجود منابع مالی چندگانه حوزه از قبیل مساعدت‌های مراجع عظام،‌ کمک‌ها مردمی، درآمد موقوفه ها و تا حدودی کمک‌های مالی دولت به این بخش بود که با برنامه‌ریزی دقیق کارشناسان، برنامه مالی حوزه تنظیم گردید. برای این کار، نرم‌افزار‌های مالی نیز ارتقا یافت. همچنین در ادامه،‌ برای نخستین بار در تاریخ مالی مرکز مدیریت حوزه‌های علمیه، امور مالی مرکز حسابرسی شد.

* درفرایند حسابرسی، چه معیارها و شاخصه‌هایی را در نظر گرفتید؟

یکی از موارد سیستم کنترل‌های داخلی مناسب بود، برای تطبیق این که مشخص شود آیا بودجه مرکز در راستای اهدافش صرف می‌شود،یانه،‌ از دیگر کارهایی که در این حسابرسی انجام‌ می‌شود، می‌توان به حفظ منابع و اموال مرکز در برابر سوء استفاده و اتلاف، افزایش توان مرکز در تهیه و نگهداری سوابق و مدارک حسابداری،‌ پردازش و گزارش اطلاعات مالی مطلوب و بالا بردن کارآیی عملیاتی مرکز در زمینه مباحث مالی اشاره کرد.

* حسابرسی را به چه مجموعه ای محول کردید و در حال حاضر تا چه اندازه در این زمینه پیشرفت داشته‌اید؟

حسابرسی سال  88 توسط سازمان حسابداران رسمی ایران انجام و پیشنهاد‌های سازنده آنان در حضور مدیر محترم حوزه مطرح و اصلاحات پیشنهادی به تصویب رسید.  در سال جاری نیز در تلاشیم تا این پیشنهادات را اجرایی کنیم، هرچند برای این کار نیاز به اقدامات اساسی است.

* تعامل این معاونت با شورای عالی حوزه در راستای بهینه سازی سیستم اداری ومالی چگونه است؟

تعامل معاونت اداری- مالی با دبیرخانه شورای عالی حوزه‌های علمیه، تعاملی بسیار سازنده و فراگیر است؛ به طوری‌که در حسابرسی‌ها و اعمال تمامی قوانین و ضوابط،  قوانین بالادستی مرکز، مصوبات شورای عالی حوزه‌های علمیه است. زمانی که تیم حسابرسی فعالیت خود را آغاز می‌نماید، باید با استناد به مدارک قانونی وارد کار ‌شود که این قوانین، مصوبه‌های شورای عالی حوزه می‌باشد و اخیراً برای جلوگیری ازطولانی شدن روند تهیه و تصویب آیین نامه‌ها، بر اساس تفاهمی که با دبیرخانه و طرح و برنامه شورای عالی صورت گرفت، کمیته مشترکی تشکیل گردیدتا درتصویب قوانین و طرح‌ها تسریع شود.

به برکت این تفاهم‌نامه، قوانین و طرح‌های زیادی مانند امور مالی، معاملاتی، آیین نامه قانون پرداخت حقوق و مزایای کارکنان مرکز مدیریت، آیین نامه فوق العاده مأموریت، قانون استخدام کارمندان مرکز و... در دستور کار شورای عالی قرار گرفت که برخی از این قوانین تصویب و ابلاغ ویا آخرین مراحل تصویب را می گذرانند.

* آیا قانون پرداخت حقوق و مزایا، متناسب با نظام هماهنگ خدمات کشوری است؟

دقیقاً، آیین نامه قانون پرداخت حقوق و مزایای مرکز، برگرفته از قانون مدیریت خدمات کشوری است و می‌توان گفت اجرای این قانون در مرکز مدیریت حوزه دچار تغییر خاصی نشده و تنها با توجه به توان مالی مرکز، برخی تغییرات  جزئی درآن صورت گرفته است.

* برای استاندارد‌سازی امور اداری چه برنامه‌هایی در نظر گرفته‌اید؟

معاونت اداری- مالی، هم با نیروهای انسانی ارتباط دارد و هم بر قوانین و مقرراتی که در تعامل دستگاه‌ها و واحد‌های دیگر مرکز مدیریت نظارت دارد، البته سایرمعاونت‌های  مرکز مدیریت، مرکز هزینه هستند؛ به طوری که دفتر برنامه ریزی ونظارت (طرح وبرنامه سابق)، بودجه مورد نیاز معاونت ها را تخصیص می‌دهد، معاونت اداری- مالی هم مطابق با مصوبات، بودجه را توزیع و سپس اسناد را جمع‌آوری می‌کند. در این مسیر مشکلات فراوانی وجودداشت که برخی از این مشکلات، را در حدودی که مقررات اجازه می دهد، برطرف کرده ایم؛ و برای روان سازی امور دربخش مالی، حساب های مرکز را تجمیع نمودیم.

در بخش اداری نیز با فعال کردن واحدهای کارشناسی در منابع انسانی وپشتیبانی، روند رفت وآمد سایر ادارات مرکز را روان سازی نمودیم و در آینده نیز با دریافت آیین نامه های مصوب شورای عالی، نسبت به تسهیل ارتبا ط با تشکیلات مرکز اقدام خواهیم کرد.

* برای توانمند سازی نیروی انسانی کارکنان مرکز چه برنامه‌هایی دارید؟

توانمند سازی و ارتقای سطح توانایی‌ منابع انسانی، ‌دغدغه تمامی مدیران حوزه است. باتوجه به همفکری مدیران در این زمینه، اجرای این کار بدون مشکل خاصی امکان پذیر است؛ البته یکی از اقدامات مرکز در راستای ساماندهی کارکنان، تأسیس اداره کل منابع انسانی بود؛ با توجه به محدودیت‌های مرکز مدیریت حوزه در گذشته، این سازمان، از استانداردهای امروزی در حقوق و قوانین کاری، فاصله زیادی داشت، ولی با  توجه به فعالیت‌های انجام شده، امروز وضعیت کارکنان رشد صعودی داشته است. همچنین تلاش بر این است که سطح توانایی‌های نیروها را افزایش داده و آنها را کارآمدترکنیم؛ به طوری که برخی از کارمندان قدیمی که توانایی کم‌تری از نظر جسمی نسبت به نیروهای جدید دارند را بازنشسته کرده و نیروهای جوان را جایگزین آنان خواهیم کرد و از طرفی یکی از پایه‌های توانمند سازی نیروی انسانی آموزش ضمن خدمت است که با راه‌اندازی اداره آموزش و ارزیابی اداره کل منابع انسانی، نتایج آن در بلند مدت مورد ارزیابی قرار می‌گیرد. بر این اساس شورای آموزش ضمن خدمت کارکنان نیز راه‌اندازی شده است که در این شورا، نمایندگانی از مدیریت حوزه، دفتر برنامه‌ریزی و نظارت مرکز و معاونت‌های آمار و بررسی و اداری مالی حضور دارند، اعضای شورا نیازها را بررسی کرده و پس از آن دوره ها ی ضمن خدمت کارکنان بر اساس نیاز سنجی آنان برگزار می‌گردد.

*در حال حاضر برگزاری چه دوره ای در اولویت قراردارد؟

بر اساس نیازسنجی این شورا، آموزش رایانه، یکی از ضروری‌ترین دوره های ضمن خدمت برای کارکنان ذکر شده است که با برنامه ریزی های صورت گرفته، درصدد برگزاری آن هستیم.

* اتوماسیون اداری در چه مرحله‌ای  است؟

راه‌اندازی اتوماسیون اداری، جزو برنامه‌های مدیریت فن‌آوری اطلاعات می‌باشد، درست است که آنها متولی انجام آن هستند، اما ارتباط زیادی با معاونت اداری مالی دارند. این کار در معاونت‌های مرکز اجرا شده و امید است در آینده‌ای نزدیک، در تمامی ادارات مرکز مدیریت فعال گردد؛ البته در این راستا، آموزش‌ کارکنان آغاز شده و مراحل نرم‌افزاری و سخت‌افزاری آن نیز در حال انجام است که با راه‌اندازی آن تسهیل در امور اداری و صرفه‌‌جویی در هزینه‌های مصرفی مرکز مدیریت همچون: تردد پیک و کارمند،‌ کاغذ، زمان، ترابری و... از مهم‌ترین مزایای طرح اتوماسیون اداری محسوب می شود.

*  ارزیابی عملکرد کارکنان را چگونه انجام می دهید؟

ارزیابی و نظارت بر عملکرد کارکنان را ادارات مختلفی انجام می‌دهند،‌ چون هر کدام در بخشی فعالیت دارند و زمانی که این ادارات با هم در تعامل باشند،‌ ارزیابی و نظارت کامل‌تری انجام خواهد شد. در چرخه نظارت و ارزیابی، در مرحله اول،‌ مسئول مستقیم کارمند و در مرحله بعد مدیران هستند. بنابراین، مدیران و مسئولان نقش مهمی در ارزیابی کارکنان دارند.

* برای نظارت بر منابع مالی و هزینه‌ای مرکز مدیریت و مدارس علمیه، چگونه عمل می‌کنید؟

اداره عمرانی و پشتیبانی، برای نظارت بر مدارسی که از مرکز مدیریت بودجه می‌گیرند، فعالیت دارد و در مدیریت کلان و عمومی،‌ معاونت امور حوزه‌های علمیه، نظارت برامور تکمیلی را انجام می‌دهد؛به طور کلی با بازدید و ارزیابی برنامه‌ها، بر هزینه‌ها و اعتبارات مرکز مدیریت نظارت می‌شود.

* اغلب مدارس علمیه شهرستان‌ها، به بازسازی و انجام پروژه‌های عمرانی نیازدارند، دراین عرصه چه گام‌هایی را برداشته‌اید؟

گام نخست، شناسایی مدارس از نظر  ساختمانی است، که در این زمینه، با تدوین شناسنامه فنی- عمرانی مدارس علمیه در سراسر کشور، به اطلاعات جامعی از وضعیت ساختمان‌های مرکز دست یافته و آن را جمع‌آوری کردیم. اداره کل توسعه و عمران،‌ با نگاه فنی، با اعزام  مهندسین و کارشناسان خبره،‌ آماری از تعداد مدارسی که نیاز به بازسای، نوسازی، تعمیرات تأسیساتی، ساختمانی و.... دارند را تهیه کرد، همچنین معاونت امور حوزه‌های علمیه نیز اولویت اجرای این طرح را مشخص نموده که بر اساس آن برنامه‌ها پیگیری خواهد شد و هم‌اکنون کل پروژه‌ها به 100 مدرسه  می‌رسد که پرونده آنها در اداره عمرانی موجود می‌باشد، در حال حاضر 30 پروژه فعال عمرانی در مدارس علمیه سراسر کشور در حال اجرا است و از طرفی چون سیاست شورای عالی حوزه درتوسعه مدارس علمیه،‌ حفظ استقلال مالی مدارس است. در بحث تجهیز مدارس فعالیت‌های خوبی صورت گرفته، هرچند آنچه که مورد انتظار مدیران بوده را انجام نداده‌ایم و اگر هم کاری صورت پذیرفته، با مشارکت خود مدارس بوده است. اما در تلاشیم در حد توان مرکزدر این مسیر گام‌های موثری برداریم.

*  پیگبری احیای موقوفات حوزوی از وظایف معاونت اداری ومال حوزه می باشد، چه اقداماتی دراین زمینه انجام داده‌اید؟

به دلیل اهمیت این موضوع و ارتباطی که با قوای سه‌گانه کشور دارد، از طریق تشکیل کمیته مشترک موقوفات حوزوی، این کار به صورت متمرکز در حال پیگیری است که در این کمیته، سه تن از نمایندگان سازمان اوقاف و امور خیریه، دو نماینده از شورای عالی و نیز دو نماینده از مرکز مدیریت حوزه‌های علمیه حضور دارند، همچنین مسئول دبیرخانه شورای عالی ریاست کمیته را برعهده دارند. این کمیته، هر ماه نشست‌هایی را برگزار و مسائل مربوطه به موقوفات حوزوی را مورد بررسی قرار می‌دهد. در این میان، مرکز مدیریت حوزه، از طریق معاونت‌های اداری مالی و امور حوزه‌های علمیه،‌ مسئول اجرای مصوبات کمیته است.

* آمار دقیقی از موقوفات حوزوی در اختیار دارید؟

معاونت اداری مالی به تنهایی در سال 88، 1850 موقوفه در کشور را در 23 مأموریت وقفی در استان‌های کرمانشاه، تهران،‌ گیلان، اردبیل، کرمان، هرمزگان، خوزستان، مازندران و مرکزی شناسایی کرده که 16مورد آن جدید و 1099 موقوفه هم احیا شده است.

تمامی دلسوزان  حوزه، بدانند که موقوفات، متأسفانه در سالهای گذشته از تحت اختیارات حوزه خارج شده بود ولی در برنامه‌ای که در این  خصوص تدوین شده است، با انجام امور حقوقی در پی احیای تمامی آنها هستیم.

* موانع و مشکلات پیش‌روی احیای موقوفات حوزوی چیست؟

نخستین مانع در این عرصه، اطلاع نداشتن متصرفان موقوفات از کار خود است؛ برخی از وقفی بودن ملک در اختیار خود بی‌اطلاع هستند که با هماهنگی سازمان اوقاف و مرکز مدیریت در یک سال 985 مورد شناسایی و به اطلاع متصرفان رسید. در سال گذشته، با تلاش‌هایی که در عرصه احیای موقوفات انجام شد، سه(3) میلیارد تومان از دارایی‌های حوزه در این عرصه احیاء شد.

عدم ترویج فرهنگ وقف و‌ وجود اشکالاتی در قوانین وقف که بهره‌برداری از موقوفات را به حداقل ممکن رسانده است، از دیگر مشکلاتی می‌باشد که فعالیت در این عرصه را با دشواری‌هایی همراه ساخته است.

* احیای موقوفات،  چه کمکی به خودکفایی و استقلال حوزه می‌کند؟

اگر تمامی موقوفات حوزه شناسایی و احیاء شوند،‌ حوزه‌های علمیه دیگر نیازی به بودجه‌ها و کمک‌های هیچ نهاد‌ی نخواهند داشت.

* به مهم‌ترین برنامه‌هایی که در سال همت مضاعف و کار مضاعف در دستور کار دارید، اشاره کنید.

در سال همت مضاعف و کار مضاعف، چهار برنامه اصلی در معاونت اداری مالی مرکز مدیریت اجرا خواهد شد. کمک به استقرار مدیریت‌ها و نمایندگی‌های استانی، فعال شدن مدیران ارشد حوزه معاونت اداری مالی در جهت برگزاری نشست‌ها با مدیران و نمایندگان استانی مراکز و مدیران مدارس با هدف شناخت مشکلات و پیدا کردن راهکارهای مناسب، تکمیل برنامه‌های معاونت در امور حقوقی و عمرانی برای شناسایی و ثبت املاک، اراضی و دارایی‌های مرکز و موقوفات، فعال کردن سیستم‌های نظارت بر عملکرد کارمندان و پی‌گیری تخلفات از طریق تشکیل کمیته‌های بدوی و تجدید نظر رسیدگی به تخلفات اداری برای دفاع از حقوق مراجعان و کارمندان، قانونی کردن ساعت کار و حذف برنامه‌های زائد در ساعت‌های اداری که مزاحم فعالیت‌های کاری است و یکی از برنامه‌های اصلی این معاونت در سال جدید به حداقل رساندن زمان مراجعه طلاب برای انجام کارهای اداری است.

* چگونه این کار انجام می‌شود؟

 در این برنامه با روان سازی امور، تمهیداتی اندیشیده شده که طلاب به جای اینکه زمان خود را برای انجام امور اداری سپری کنند، می‌توانند به مسائل علمی و پژوهشی خود بپردازند.

* در زمنیه چاپ و نشر چه فعالیت‌هایی داشته‌اید؟

دفتر انتشارات مرکز مدیریت حوزه‌های علمیه، زیرمجموعه معاونت اداری مالی قرار دارد و سالهاست که فعال بوده و فعالیت‌هایی برای چاپ و نشر کتب درسی حوزه انجام داده است.

این اداره، تدوین، بازنگری و چاپ 70 عنوان از کتب درسی و مطالعاتی را از ابتدا تا کنون داشته که در این  میان، سال گذشته بالغ بر 18 کتب درسی در 25 هزار نسخه را منتشر ساخت.  

* طلاب برای تهیه کتب غیر درسی با مشکلاتی مواجه هستند، در این راستا چه برنامه و یا فعالیتی داشته و یا دارید؟

نایاب بودن برخی کتاب‌ها، متفاوت بودن قیمت‌ها و انتشار کتب در مراکز مختلف برای طلاب، به ویژه طلاب شهرستانی مشکلاتی را به همراه داشت.

برای برطرف ساختن مشکلات طلاب در این عرصه، طی سال گذشته به همت دفتر چاپ و نشر برنامه نوینی اجرا شده؛ به گونه‌ای که ‌کتاب‌های مورد نیاز طلاب و مدارس علمیه کشور خریداری می‌گردد و علاوه بر تخفیفی که به دلیل خرید کلی گرفته می‌شود، تخفیف ویژه‌ای هم از سوی مرکز مدیریت به آن اضافه می‌گردد و با توجه به درخواست حوزه‌های علمیه، بسته‌بندی و با قیمتی بسیار نازل به مدارس سراسر کشور ارسال می‌شود.

* نشر کتب درسی چه فرایندی را طی می‌نماید؟

کتب درسی برای انتشار، باید مجوز دفتر تدوین متون درسی را اخذ نمایند و پس از آن برای نشر، به دفتر چاپ و نشر ارجاع می‌شوند، این دفتر نیز بر اساس برنامه‌ریزی، امور را پیگیری می‌کند.

* و اما نکته پایانی؟

در این جا ازمساعدت ها و حمایت ها ی حضرت آیت الله مقتدایی، مدیر محترم حوزه های علمیه وهمکاری صادقانه معا ونت های مرکز در راستای اجرای بهینه برنامه های معاونت اداری ومالی صمیمانه سپاز گزاری می کنم. همچنین ذکر این نکته را ضروری می‌دانم که مرکز خبر حوزه،‌ می تواند در عرصه نظر سنجی از طلاب و فضلای حوزه درخصوص فعالیت‌های مرکز مدیریت حوزه‌های علمیه، ازطریق سایت خود ویا روش های دیگر، ما را در اجرای بهتر برنامه ها وخدمت رسانی به حوزویان یاری نماید.

از فرصتی که در اختیار مرکز خبر حوزه‌های علمیه قرار دادید و با حوصله به پرسش‌های ما پاسخ دادید، سپاسگزاریم.

گفت‌وگو: علی علی‌زاده

انتهای پیام